商贸企业在日常的经营活动中是十分重视成本管理的，他们从销售环节、到库存管理环节、再到订单配送环节、甚至是人员管理等环节入手，在提升经营效率的同时还要减少损耗的支出，但是唯独没有对采购环节给与足够的重视，其实采购管理环节做好了，每年至少也能够节省几十万的成本。

        采购环节就是企业从市场的供应端购入商品或服务作为自己的经营资源，是为了满足自身需要或者是确保组织、经营活动能够正常开展的一个行为，商贸企业在采购环节的管理往往存在诸多误区。

        例如我们常用的“货比三家”原则，在采购业务管理上，我们可以把这种采购行为叫作“询价采购”或“选购”，很多商贸企业通常要求采购人员提交采购方案时提供至少三家的供应商报价，管理人员就看有没有进行三家比价，然后再选一个价格合适的来完成采购。

        但往往很多商贸企业可能都会发现“货比三家”的方法不是很好用，例如这三家供应商是怎样挑选出来的、这次的三家供应商和上次的是不是同样的三家、这其中会不会有问题...如果采购人员只提供客观的产品报价而不能有任何主观评价，然而这些问题依然存在，就会导致一些有用的信息被过滤掉。

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        最核心的一点，在很多商贸企业采购业务操作环节是我们常说的“水深”的环节，当中有很多所谓的“潜规则”，一旦采购过多就很容易造成库存商品的积压，积压的商品迟迟销售不出去，资金收不回，造成巨大的资金占用损失；采购数量过少就会造成缺货，客户订单拿到后才发现库房没货，也会造成营业损失。

        加上商贸企业的专业采购人员一般都有很多年的实际工作经验，一旦老员工离职，培养新的采购人员从上岗到熟练至少也得3—6个月，一个人消耗掉的成本就得好几万。

        所以，采购业务管理环节做得不好就会牵一发而动全身，按照最坏的估算一年下来至少耗费企业几十万的额外支出，这是得不偿失的。

        我们总结了商贸企业在采购业务管理环节常见的几个问题，以及我们给出了专业的解决方案，一起来看看吧。

        问题1:盲目采购导致库存商品积压和缺货并存

        很多商贸企业的采购人员每次发起采购时，都是依据上一次的经验去完成采购，没有依据实际的库存商品销售情况进行对比分析，一旦遇到这一时期内某些品类销量下降，那么就会出现库存积压，如果还按照以往的经验去完成采购工作，就会造成库存商品积压，不但占用仓储面积，还占用了流动经营的资金。

        同例的某些品类销量突然暴涨一卖而空，采购速度和数量却跟不上，客户订单拿到后拣货时才发现库存不够了，就会造成订单的流失，无论是库存商品的积压还是缺货，都会给企业日常经营造成严重的负面影响，增加了成本的支出。

        我们的解决方案：多类型补货方式、实现采购管理标准化

        我们的云进销存ERP系统一共有四种补货方式，多维度帮助企业完成采购，达到采购管理标准化。

        ●预警补货：在系统内设置号库存商品的上限和下限，系统会根据当前库存量和预警上下限，自动计算出需要采购的商品数量

        ●缺货补货：系统会根据当前库存商品数量和待发数量、待收货数量计算出缺货额，一键转变成采购订单

        ●智能补货：根据计划采购的数量=备货天数*日均销量+待发货数量-待收货数量-账面库存的计算公式，分析给出需要采购的商品数量

        ●以销定购：把销售订单直接转换为采购订单，实现仓库商品零库存，减少经营资金的占用

■智能补货页面

■以销定购页面

        问题2:采购环节不透明，不能放手让人干

        在多数人的认知中，采购可是个“肥差”，都感觉到这里面的“油水”很大，但“油水”往往是和企业的经营管理水平是成正比的，因为在很多传统商贸企业运营管理中，采购人员通常都是经营者的亲属，就算他们偶尔做错事也不好处理，平时也不好管。

        自然就容易导致在采购业务环节存在着很多问题，不能放手让员工干，想要掌控全局但是又无能为力，就会造成采购成本的升高。

        我们的解决方案：采购数据分析表，轻松管控采购流程

        ●采购趋势分析：通过系统的采购趋势分析统计表，能清晰地知道采购了什么产品，采购了多少数量，采购成本是多少，还可以分析到商品的退货率，这样一来所有采购数据都能准确掌握。

■采购趋势分析表

        ●供应商采购分析：轻松完成对不同供应商的采购数量和采购价格的数据对比，了解与供应商的交易情况，还可准确的看到商品的成本波动情况，防止在采购环节出现问题。

        ■供应商分析

        问题3:采购岗位的专业性太强，人难招、培养难

        一般的商贸企业采购人员都是有数年甚至数十年的采购经验，这里边除了产品和业务上的专业性，很多时候也存在人情世故，要和供应商搞好关系并不是短时间就可以做到的，因此一般企业采购人员是相对稳定的。

        如果一旦有采购人员离职，新招的员工培养周期太长，这期间的培养成本高，就会导致企业对老员工的依赖性强，做不到优胜劣汰，即便老员工有一些小问题也不会刻意去处理它。

        我们的解决方案：一学、二带、三上手

        企业新人到岗后，学习我们云进销存ERP软件系统很快就能上手，只需三天就能熟练办公，第一天学习软件操作，第二天跟着老员工跑通采购流程，第三天就可以自己独自上手操作。